Mandat d'archive
Définition et LexiqueDéfinition Mandat d'archive
Le mandat est un contrat qui permet de conférer un pouvoir de représentation d'une société (le mandant) à une autre entreprise (le mandataire) pour effectuer des opérations juridiques pour son comptes.
Dans le cadre de l'affacturage, le mandat d'archive correspond à une délégation de gestion des documents non remis à la société d'affacturage. On parle aussi de mandat d'archive électronique lorsque les documents sont numérisés. Les documents, sous formes de documents papiers ou électronique, doivent être conservés et archivés par le créancier pendant toute la durée de validité du mandat.
Ce système est utlisé pour les contrats de factoring où il y a une délégation de la gestion du poste client comme l'affacturage confidentiel ou l'affacturage non géré.
L'affacturage est devenu un outil de financement incontournable pour de nombreuses entreprises. Il permet d’optimiser la trésorerie en cédant ses créances clients à un factor, tout en externalisant parfois la gestion du poste client. Mais dans certains contrats, cette gestion reste partiellement entre les mains de l’entreprise. C’est là qu’intervient une notion clé, souvent méconnue : le mandat d’archive.
À quoi sert-il ? Quelles obligations implique-t-il ? Et dans quels cas est-il utilisé ? Voici tout ce que vous devez savoir.
Qu’est-ce qu’un mandat d’archive ?
Le mandat est, au sens juridique, un contrat par lequel une entreprise (le mandant) donne pouvoir à une autre entité (le mandataire) pour agir en son nom. Appliqué à l'affacturage, le mandat d’archive est un contrat particulier par lequel le factor délègue au client la mission de conserver les documents justificatifs des créances cédées.
Ce mandat vise donc à confier au créancier la responsabilité d’archiver les pièces prouvant l’existence des factures : bons de commande, bons de livraison, justificatifs d’exécution, contrats, etc. Il ne s’agit pas d’un mandat d’encaissement, mais bien d’un mandat de conservation et de présentation en cas de contrôle ou de litige.
Mandat d’archive et affacturage : quel lien ?
Le mandat d’archive est utilisé dans les contrats d’affacturage où le factor ne demande pas la transmission systématique des pièces justificatives. C’est notamment le cas dans les dispositifs suivants :
- Affacturage confidentiel : le débiteur n’est pas informé de la cession de créances ; la relation client reste entièrement gérée par l’entreprise.
- Affacturage notifié non géré : le débiteur est informé, mais la gestion reste à la charge du client.
Dans ces situations, le factor a besoin de s’assurer que l’entreprise conserve bien tous les documents en cas de contestation ou d’incident de paiement. Le mandat formalise cette délégation de gestion documentaire, tout en laissant la responsabilité juridique au créancier.
Le mandat d’archive électronique : vers la dématérialisation
De plus en plus d’entreprises optent pour un mandat d’archive électronique, en phase avec la digitalisation croissante des processus comptables. Au lieu de conserver les justificatifs sur papier, elles les stockent sous format numérique (PDF signés, flux EDI, plateformes SaaS…).
Cela permet :
- une meilleure traçabilité,
- un accès plus rapide aux documents,
- une optimisation des coûts de stockage physique.
Mais attention : archiver électroniquement ne signifie pas simplement scanner des documents. Il faut garantir leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité à long terme. Le recours à un tiers archiveur certifié ou à une solution conforme à la norme NF Z42-013 est vivement conseillé.
Les types de contrats d’affacturage concernés par le mandat d’archive
| Type d’affacturage | Mandat d’archive requis ? | Observations |
|---|---|---|
| Affacturage confidentiel | Oui | Le factor ne voit ni les documents, ni le client. |
| Affacturage notifié non géré | Oui | Le débiteur est informé, mais la gestion reste chez le client. |
| Affacturage classique (géré) | Non | Le factor récupère l’ensemble des documents justificatifs. |
| Affacturage inversé | Parfois | Si la conservation est confiée au fournisseur. |
Quelles sont les obligations du créancier mandant ?
Le mandat d’archive n’est pas une simple formalité. Il crée des obligations précises à la charge de l’entreprise :
- Conserver les documents justificatifs pour chaque facture cédée, pendant toute la durée du contrat, voire au-delà selon les clauses prévues.
- Être en mesure de les présenter sans délai au factor en cas de demande, de litige ou de contrôle (notamment dans le cadre d’un recouvrement).
- Garantir l’intégrité et la fiabilité des documents archivés, qu’ils soient physiques ou électroniques.
En cas de non-respect, les conséquences peuvent être lourdes : refus de garantie par le factor, déclenchement d’un recours, voire rupture du contrat d’affacturage.
Souvent perçu comme un simple détail administratif, le mandat d’archive est en réalité une pierre angulaire de certains montages d’affacturage. Il permet à l’entreprise de conserver la main sur la documentation tout en bénéficiant des avantages du financement par le factor. Mais il suppose une organisation rigoureuse et une responsabilité claire du créancier.
Dans un contexte où la gestion documentaire devient de plus en plus numérique, il est essentiel d’adopter des pratiques fiables, conformes et traçables. Car en cas de doute ou de litige, c’est bien la capacité à produire les bons justificatifs… qui fera toute la différence.
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