Les refus des sociétés d'affacturage

Pour rappel, l'affacturage consiste pour un fournisseur à vendre ses factures impayées à une société d'affacturage (le factor) en échange d'une avance sur les sommes dues. Les avantages sont évidents pour une petite entreprise ou une entreprise en expansion qui souhaite libérer du capital et convertir ses créances en actifs.

Les sociétés d'affacturage en fournissant des fonds immédiats aux entreprises jouent un rôle essentiel dans leur croissance. Cependant il est important de noter que les factors ne prendront pas de risques en ce qui concerne les règles de facturation, ne seront donc pas accepté les factures fantaisistes ou hors cadre. L'affacturage repose sur la certitude du règlement des créances (facture sur et certaine) ce qui signifie qu'elles devront répondre à certains critères afin d'y être éligibles.

Les factures refusées par les factors

Les factures refusées par les factors sont généralement celles qui présentent des caractéristiques particulières ou des risques potentiels ne correspondant pas aux critères d'éligibilité. Voici une liste non exhaustive des types de créances couramment refusés par les factors :

• Les factures anticipées : lorsque le paiement est prévu avant la date d'échéance normale, les factures sont généralement exclues de l'affacturage, car pour le factor elles ne représentent pas une créance certaine.
• Les factures au comptant ou sur des particuliers : ces créances ne sont pas idéales en raison de leur caractère imprévisible.
• Montant insuffisant : certaines sociétés d'affacturage ont un seuil minimum de montant de facture en dessous duquel elles ne fournissent pas de services d'affacturage. Si la facture est inférieure à ce seuil, elle pourrait être refusée.
• Avec dépôt-vente : les créances liées à des transactions de dépôt-vente, c'est-à-dire lorsqu'un bien est vendu sous réserve de restitution en cas de non-vente, peuvent poser des problèmes de traçabilité et de règlement.
• Sur les biens d'équipement (immobilier, diverses machines) : en raison de leur nature complexe et de leur valeur trop élevée, les factures pour des biens d'équipement comme les biens immobiliers ou les machines coûteuses peuvent être exclues de l'affacturage.
• Les facturations attachées à un financement (crédit bail) : étant déjà associées à un accord de financement spécifique, ces créances peuvent être également exclues.
• Attachés à des situations de travaux (secteur btp) : ces factures peuvent être complexes et sujettes à des retards de paiement, notamment celles liées à un projet en cours.
• Secteurs à haut risque : certaines sociétés d'affacturage peuvent éviter de travailler avec des entreprises opérant dans des secteurs à haut risque, tels que les jeux d'argent en ligne, l'industrie du tabac ou d'autres secteurs réglementés de manière stricte.
• D'acomptes avec règlement comptant : les facturations d'acomptes payables immédiatement ne sont généralement pas éligibles à l'affacturage, car elles ne représentent pas véritablement une créance à terme.
• Crédit long terme (supérieur à 4 mois, marché publics.) : en raison de leur échéance prolongée, ces factures peuvent être elles aussi exclues.
• Sans justificatif de livraison ou de commande : les créances qui ne sont pas correctement documentées et de ce fait non vérifiables par des preuves de livraison ou de commande peuvent être refusées.
• Factures douteuses ou frauduleuses : si la société d'affacturage soupçonne que la facture est frauduleuse ou qu'elle comporte des irrégularités, elle la refusera.
• Avec facture morcelée (règlements par étapes de réalisation) : lorsque les factures sont divisées en paiements étalés sur plusieurs étapes de réalisation, elles peuvent,du fait de leur complexité, être refusées par les factors.
• Non-respect des délais de paiement : si l'entreprise émettrice de la facture a un historique de non-respect des délais de paiement ou de retards fréquents, la société d'affacturage peut être réticente à accepter ses factures.
• Les factures pouvant être soumises à compensation : les facturations qui font l'objet de compensations ou de réclamations potentielles peuvent être exclues à cause de l'incertitude du montant final à récupérer.
• Les créances non conformes à la législation ou ne respectant pas les mentions légales d'usage : si les factures ne respectent pas les exigences légales en matière de facturation, telles que l'omission de mentions obligatoires, elles peuvent alors être refusées.
• Documents incomplets ou incorrects : si la facture ou les documents associés sont incomplets, incorrects ou ne respectent pas les exigences de la société d'affacturage, cela peut entraîner un refus.
• Non-conformité aux critères de crédit : Si le client débiteur de la facture ne répond pas aux critères de solvabilité ou de crédit établis par la société d'affacturage, la facture peut être refusée.
• Contrats non conformes : les sociétés d'affacturage ont souvent des contrats et des accords spécifiques avec leurs clients. Si la facture ne respecte pas les termes de ces contrats, elle peut être refusée.
• Sur les clients non couverts : si l'entreprise à des acheteurs dont la solvabilité n'a pas été évaluée ou qui ne sont pas couverts par une assurance-crédit, les factures peuvent dans ce cas de figure être exclues de l'affacturage.
• Promesse de reprise d'invendus : les créances qui sont liées à des accords de reprise d'invendus peuvent être compliquées à gérer dans le cadre de l'affacturage.
• Factures avec de la mise à disposition : si les facturations impliquent la mise à disposition de biens ou de services, alors celles-ci peuvent être refusées du fait de leur complexité liée à la gestion de la mise à disposition.
• Mauvaise qualité des créances : si la société d'affacturage estime que la qualité des créances de l'entreprise émettrice de la facture est insuffisante, elle peut refuser de financer ces factures.
• Factures litigieuses : si la facture est contestée par le client débiteur ou s'il y a un litige en cours concernant la transaction, la société d'affacturage pourrait refuser de l'accepter.
• Autres critères spécifiques : chaque société d'affacturage peut avoir ses propres critères et politiques de souscription, de sorte que ce qui est accepté ou refusé peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre.

Important : cette liste décrit des motifs de vigilance fréquents, mais elle ne constitue pas une liste universelle de refus automatiques. Une situation de travaux, un marché public, une facture export ou une vente de matériel peuvent être finançables lorsque le factor maîtrise le secteur, que les justificatifs sont suffisants et que le débiteur est accepté. Le critère déterminant reste la capacité du factor à vérifier l'existence, le montant, l'échéance et le caractère recouvrable de la créance.

Pour conclure, les intervenants Factors sont généralement prudents dans la sélection des factures qu'ils acceptent. Les facturations sont minutieusement vérifiées afin de vérifier si elles répondent à certaines exigences pour être éligibles à l'affacturage, notamment la certitude du règlement.

Afin d'éviter au maximum un refus de la part du factor il est important, lorsque vous faites votre demande d'affacturage, de fournir à la société d'affacturage tous les documents requis, tels que le contrat, la facture, le bon de livraison, et le bordereau original du factor avec la mention "bon pour quittance subrogative", afin de faciliter le processus de traitement des créances.

L'acceptation ou le refus d'une facture par une société d'affacturage dépendra toujours de ses propres politiques et de ses évaluations de risque. Les entreprises qui envisagent de recourir à l'affacturage doivent donc discuter de leurs besoins spécifiques avec plusieurs sociétés d'affacturage pour trouver celle qui convient le mieux à leur situation.

Conditions d'acceptation des factures avec l'affacturage

Le contrat d'affacturage comporte généralement une dizaine de pages ou plus et peut, dans un premier temps, sembler insurmontable. Comme pour tous les services financiers, certains critères doivent être remplis pour que le contrat d'affacturage soit bénéfique et durable :

• Votre entreprise doit émettre des factures d'un montant raisonnable pour des biens ou des services.
• Elle doit commercer avec d'autres entreprises et avoir plusieurs clients.
• Offrir des conditions de crédit conformes aux normes du secteur.
• Prouver que les dettes peuvent être recouvrées dans un délai raisonnable.
• Le chiffre d'affaires doit être d'au moins 100 000 € (bien que certaines sociétés d'affacturage prennent en compte les entreprises plus petites ou les start-ups).
• Parfois, un nombre minimum ou maximum de factures par mois doit être respecté.

Ces critères doivent être lus comme des points d'analyse et non comme des seuils identiques chez tous les factors. Il n'existe par exemple pas de chiffre d'affaires minimum universel fixé par la réglementation pour accéder à l'affacturage. Certaines offres sont conçues pour de très petites entreprises alors que d'autres ciblent des portefeuilles plus importants. De même, la présence d'un seul gros client n'interdit pas automatiquement le financement, mais elle augmente le risque de concentration et peut conduire le factor à plafonner son engagement.

Dans la pratique, le factor analyse simultanément l'entreprise, ses clients et la qualité des factures. Une PME financièrement jeune peut donc obtenir une solution si elle facture des débiteurs solides et si ses prestations sont faciles à justifier. A l'inverse, une société rentable peut rencontrer des refus si ses factures comportent beaucoup d'avoirs, de litiges ou de prestations difficiles à valider.

Exemple : une entreprise réalise 1,2 million d'euros de chiffre d'affaires et remet 100 000 euros de factures sur un grand compte. Le factor accepte le débiteur mais fixe une limite à 70 000 euros. La facture n'est pas nécessairement refusée : une partie de l'encours peut rester non financée jusqu'à ce qu'un règlement libère de la capacité.

Si vous n'êtes pas certain que votre entreprise remplit pleinement ces conditions, il est conseillé de consulter un prestataire de services financiers ou de nous appeler. Les services d'affacturage ne sont peut-être pas applicables actuellement, mais d'autres solutions de trésorerie peuvent être envisagées pour contribuer à la croissance de votre entreprise. N'oubliez pas que toutes les sociétés d'affacturage n'offrent pas les mêmes taux ou les mêmes services.

Refus définitif ou simple mise en attente : faire la différence

Lorsqu'un factor ne finance pas une facture, le premier réflexe consiste à identifier la nature exacte du blocage. Une facture peut être juridiquement valable et pourtant ne pas être immédiatement finançable. Le problème peut venir du débiteur, de la limite de financement, d'un justificatif absent ou d'un contrôle interne en cours.

Le refus lié à la facture elle-même

Le factor peut écarter une facture lorsque la prestation n'est pas terminée, lorsque la marchandise n'a pas encore été livrée, lorsque le montant est contesté ou lorsque la facture ne correspond pas au contrat commercial. Il cherche avant tout à vérifier qu'il existe bien une créance identifiable et documentée, dont le montant et l'origine ne prêtent pas à discussion.

Exemple : une société de conseil facture 40 000 euros à la signature d'une mission de six mois alors que le contrat prévoit une facturation à l'avancement. Le factor peut refuser cette facture initiale, puis accepter les factures correspondant aux étapes réellement exécutées et validées par le client.

Le refus lié au débiteur ou à sa limite

Le client peut être solvable mais avoir déjà atteint la limite de financement ou de garantie accordée par le factor. Dans ce cas, le blocage ne remet pas forcément en cause la facture. Il signifie simplement que le factor ne souhaite pas augmenter davantage son exposition sur ce débiteur à cet instant.

Exemple : un client dispose d'une limite de 150 000 euros. Son encours atteint déjà 145 000 euros et une nouvelle facture de 30 000 euros est remise. Le factor peut financer seulement une partie, attendre un règlement qui libère la limite ou demander une révision de l'agrément.

La mise en attente pour contrôle

Certaines remises sont temporairement bloquées pendant que le factor demande un bon de commande, un procès-verbal de réception, un bon de livraison ou une confirmation directe du client. Ce contrôle est fréquent sur les premières factures, les montants inhabituels ou lorsque le profil de facturation change brusquement.

Une entreprise a donc intérêt à demander un motif précis : refus définitif, facture suspendue, dépassement de limite ou document manquant. La réponse conditionne la solution à apporter.

Comment rendre une facture plus facilement éligible à l'affacturage ?

Le meilleur moyen de limiter les refus est de préparer la facture comme si elle devait être contrôlée par un tiers qui ne connaît ni le client ni l'historique commercial. Plus la chaîne documentaire est claire, plus le factor peut prendre une décision rapidement.

Conserver la preuve de la commande et de l'exécution

Une facture isolée ne suffit pas toujours. Selon l'activité, le factor peut demander le devis accepté, le bon de commande, le bon de livraison, le rapport d'intervention, le procès-verbal de réception ou tout document attestant que la prestation a réellement été exécutée.

Exemple : un distributeur remet une facture de 75 000 euros. Avec le bon de commande de 75 000 euros, le bon de livraison signé et une facture reprenant les mêmes références, le contrôle est simple. Si la facture indique 82 000 euros sans explication, le factor demandera vraisemblablement un justificatif avant financement.

Vérifier les mentions de la facture avant la remise

La facture doit comporter les informations obligatoires applicables : identité des parties, date, numéro unique, description des biens ou services, prix, TVA le cas échéant et conditions de paiement. Lorsque le client a émis un bon de commande, son numéro doit également être repris dans les situations où cette mention est obligatoire.

La réforme de la facturation électronique ajoute un point de vigilance actuel. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, tandis que les grandes entreprises et les ETI doivent déjà les émettre selon le calendrier légal. Les PME et microentreprises entreront dans l'obligation d'émission à compter du 1er septembre 2027. Une entreprise doit donc vérifier que son circuit d'affacturage est compatible avec le nouveau flux de facturation.

Traiter rapidement les avoirs et les litiges

Une facture de 100 000 euros ne vaut plus réellement 100 000 euros si un avoir de 15 000 euros doit être émis ou si une partie de la prestation est contestée. Le factor raisonne sur la créance nette qu'il pourra recouvrer. Une forte fréquence d'avoirs, retours ou remises après facturation augmente ce que les professionnels appellent le risque de dilution.

Exemple : une facture de 60 000 euros fait l'objet d'une contestation de 8 000 euros. Selon le contrat et les justificatifs disponibles, le factor peut suspendre la totalité de la facture ou ne retenir que la partie réellement sécurisée. Il ne faut pas attendre la relance du factor pour signaler le litige.

Les factures complexes ne sont pas forcément refusées

Certaines catégories nécessitent plus de contrôles mais peuvent être financées par des factors disposant des procédures et de l'expérience adaptées. Le bon raisonnement n'est donc pas seulement : « cette facture est-elle complexe ? », mais plutôt : le factor sait-il maîtriser les risques juridiques et opérationnels de cette facturation ?

Situations de travaux et factures BTP

Dans le BTP, les situations de travaux comportent des particularités : validation de l'avancement, retenue de garantie, sous-traitance, réserves, décompte général ou risque de contestation. Elles ne doivent pas être considérées comme automatiquement incompatibles avec l'affacturage. En revanche, le factor peut demander davantage de justificatifs et appliquer des règles spécifiques.

Exemple : une entreprise facture une situation mensuelle de 120 000 euros dont 5 % de retenue de garantie. Le factor peut raisonner sur le montant réellement payable à court terme et exclure temporairement la retenue jusqu'à sa libération.

Factures issues de marchés publics

Les créances de marchés publics peuvent être mobilisées, mais leur cession obéit à un formalisme particulier. La commande publique prévoit notamment l'utilisation d'un exemplaire unique ou d'un certificat de cessibilité permettant d'identifier la créance cédée et d'organiser le paiement au bon bénéficiaire.

Une facture adressée à une collectivité ou à un établissement public ne doit donc pas être classée automatiquement comme « crédit trop long ». Il faut vérifier le marché, les pièces de cessibilité, le service fait et le circuit de paiement applicable.

Factures export et factures en devises

Une facture export peut être acceptée lorsque le pays, le débiteur, la devise et les modalités de paiement entrent dans le périmètre du contrat. Le factor étudie notamment le risque du client, le droit applicable et la facilité de recouvrement. Une exclusion sur un pays ou une devise ne signifie pas qu'aucun factor ne financera la créance : elle peut simplement refléter le périmètre du contrat étudié.

Exemple : une PME française facture 90 000 euros à un groupe allemand connu du factor. Le dossier peut être plus simple qu'une facture domestique de 30 000 euros émise sur une société très récente et peu documentée.

Vente de matériel ou biens d'équipement

Le montant élevé d'une machine ou d'un équipement n'entraîne pas, à lui seul, un refus. Le factor regarde surtout le caractère définitif de la vente, les conditions de réception, les éventuelles clauses de réserve ou de reprise, les acomptes déjà versés et le risque de contestation après livraison.

Plus l'opération comporte de conditions suspensives ou de possibilités de restitution, plus la créance est difficile à considérer comme définitivement acquise.

Que faire lorsque le factor refuse une facture ?

Un refus ne doit pas être traité comme une simple réponse négative. Il faut l'utiliser pour identifier la faiblesse précise du dossier et déterminer si elle peut être corrigée. Cette analyse évite également de multiplier les remises qui seront automatiquement bloquées.

Demander le motif opérationnel exact

Il faut distinguer au minimum quatre réponses : débiteur refusé, limite insuffisante, facture non conforme et pièce justificative manquante. Une mention générale comme « non éligible » est insuffisante pour piloter la trésorerie. Demandez également si la décision concerne uniquement cette facture, ce client ou l'ensemble du secteur d'activité.

Calculer l'impact réel sur la trésorerie

Lorsqu'une facture importante est refusée, le besoin de trésorerie réapparaît immédiatement. Une entreprise qui comptait financer 90 % d'une facture de 100 000 euros doit trouver environ 90 000 euros ailleurs si le factor ne l'avance pas.

Exemple : sur 250 000 euros de factures remises, 40 000 euros sont en litige et 60 000 euros dépassent les limites clients. Il ne reste que 150 000 euros de base potentiellement finançable. Avec une avance contractuelle de 90 %, le cash mobilisable est de 135 000 euros, et non de 225 000 euros. Le taux d'avance seul ne permet donc pas d'évaluer la trésorerie réellement disponible.

Corriger le dossier avant de changer de factor

Changer de factor ne résout pas une facture fictive, un litige réel ou l'absence de preuve d'exécution. En revanche, un autre établissement peut avoir une politique différente sur un secteur, un pays, une concentration client ou un type de facturation. Il est donc utile de séparer les problèmes intrinsèques à la créance des limites propres au factor actuel.

Checklist : vérifier une facture avant de l'envoyer au factor

Cette vérification simple peut être intégrée au processus comptable. Elle réduit les allers-retours et permet de repérer les factures qui nécessitent un traitement particulier avant leur remise.

Facturation électronique : quel impact sur l'éligibilité des factures ?

La généralisation progressive de la facturation électronique modifie le circuit documentaire des entreprises françaises. Elle ne supprime pas les contrôles du factor : elle rend au contraire nécessaire une bonne correspondance entre la facture électronique, la commande, la livraison, les données clients et les éventuels avoirs.

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées doivent être capables de recevoir des factures électroniques et les grandes entreprises ainsi que les ETI sont soumises à l'obligation d'émission selon le calendrier légal. Les PME et microentreprises doivent émettre électroniquement à compter du 1er septembre 2027. Les systèmes de remise au factor doivent donc être adaptés à ces nouveaux flux.

Pour les entreprises utilisant l'affacturage, l'enjeu pratique est de conserver une chaîne de données cohérente : commande, facture électronique, preuve d'exécution, éventuel avoir et règlement. Une facture techniquement conforme peut toujours être bloquée si la prestation est contestée ou si le débiteur dépasse sa limite.

FAQ : comprendre et éviter les refus de factures en affacturage

Ces questions répondent aux situations qui posent le plus souvent problème une fois le contrat d'affacturage déjà en place.