Encours client

Définition et Lexique

Définition Encours client

L'encours client correspond au montant total que les clients doivent à une entreprise, incluant à la fois les factures arrivées à échéance et celles qui ne le sont pas encore. Cela englobe :

  • Les factures échues, qui sont celles dont le délai de paiement convenu a été dépassé.
  • Les factures non échues, celles qui ont été émises, mais dont le terme de paiement n'est pas encore survenu.
  • Les factures à émettre, pour lesquelles la transaction est réalisée, mais la facture n'est pas encore générée.

Ainsi, l'encours client rassemble toutes les créances qu'une entreprise détient sur ses clients, et se trouve inscrit dans l'actif circulant du bilan comptable. Attention, il est important de le distinguer de l'encours fournisseur.

Pourquoi l'encours client est important ?

L'encours client est enjeu primordial pour les entreprises, car la gestion du poste client est stratégique, elle doit dépendre d’une véritable politique de gestion. La surveillance des Encours client doit être pilotée au quotidien.

L'encours client peut être définit comme la « somme des créances clients » qui comprendra :

  • les factures à émettre (FAE) /Production à facturer, car réalisée
  • l'ensemble des créances clients non échues : L'encours non exigible /NB : Si la société passe un contrat d'affacturage, les créances cédées ne seront pas prisent en compte dans l'encours, toutefois, une surveillance s’impose en cas de litige ou de non-règlement.
  • l'ensemble des créances clients échues : L'encours exigible / comprendra les créances échues plus les créances douteuses

Optimiser la gestion de l'encours client est crucial pour une entreprise, car cela aide à réduire ses besoins immédiats en liquidités. Faire un suivi efficace de l'encours client est essentiel pour la gestion du Besoin en Fonds de Roulement (BFR) et la trésorerie, surtout dans un environnement économique de plus en plus complexe. Il est donc vital pour toute entreprise de s'équiper des outils adéquats pour surveiller en continu l'évolution de ses encours clients.

Dans une période de «crise», de difficultés de trésorerie pour l’entreprise on réduira la «voile» du besoin en fonds de roulement, en recherchant par une bonne gestion a dégagé des disponibilités sans recourir à un concours financier extérieur, de façon la plus simple, l'action sur l'encours clients est le moyen le plus percutant de générer de la trésorerie. Cette remise à plat des «process» administratifs permet de faire le point et d’actualiser les circuits de gestion dans l’entreprise.

Comment calculer un encours client ?

Calculer l'encours client de votre entreprise est un processus simple qui implique de sommer toutes les factures qui restent impayées par vos clients à un moment donné. Ce calcul doit inclure, les factures dont le paiement est en retard ou n'est pas encore dû ou qui doivent encore être envoyées.

Il est essentiel de soustraire de cette somme tout paiement anticipé ou acompte déjà reçu. Ainsi, la formule pour calculer l'encours client est :

Encours client = (Factures en retard + Factures dues + Factures à émettre) - Paiements anticipés et acomptes

Pour obtenir l'encours client moyen sur une période spécifique, divisez le total des ventes de cette période par le nombre de jours concernés et multipliez le résultat par le délai de paiement moyen accordé à vos clients.

Voici un exemple pour illustrer le calcul de l'encours client moyen sur un trimestre :

Imaginons une entreprise dans le transport qui réalise un chiffre d'affaires de 2 000 000 € durant un trimestre, avec un délai moyen de paiement accordé aux clients de 30 jours.

Encours client moyen = (2 000 000 / 90) x 30 = 666 666 €.

Ce calcul permet également d'évaluer individuellement l'encours moyen par client, offrant une gestion plus précise du risque client.

Comment maîtriser ses encours clients ?

Pour optimiser la gestion de vos encours clients et ainsi améliorer votre trésorerie, il est essentiel de maintenir une vision actualisée de votre activité. Adopter une démarche systématique facilite grandement la gestion des retards de paiement.

Commencez par examiner le comportement de paiement de vos clients pour distinguer les payeurs fiables de ceux à risque. L'utilisation d'un système de scoring aide à évaluer le risque client avant de commencer toute relation commerciale. Il est crucial de surveiller régulièrement les comptes clients pour identifier les créances et comprendre les motifs de retard de paiement. Se renseigner sur la capacité de paiement des prospects en analysant leurs états financiers peut également être bénéfique.

<^>Il est également vital d'impliquer l'ensemble de l'entreprise, y compris les équipes commerciales, dans la préservation de la santé financière en les sensibilisant aux conséquences des retards de paiement.

Comment diminuer l'encours client ?

Pour réduire l'encours client, voici plusieurs stratégies efficaces :

  • Établissez des modalités de paiement explicites dès le début, en précisant les délais et les pénalités liées aux retards de paiement. Facturez sans tarder après la livraison des produits ou services pour éviter les retards de paiement.
  • Effectuez des relances de paiement systématiques auprès des clients en retard, par e-mail ou téléphone. Si nécessaire, envisagez l'externalisation de cette tâche.
  • Proposez des réductions pour les paiements anticipés afin d'encourager une résolution rapide des factures.
  • Vérifiez la solvabilité de nouveaux clients pour éviter les mauvais payeurs ou limiter le crédit offert à ceux présentant un risque.

En appliquant ces mesures, vous serez en mesure de diminuer votre encours client et d'améliorer la situation de votre trésorerie.

Quelles solutions pour mieux gérer votre encours client ?

Déléguer la gestion de l'encours client

Alléger votre charge de travail en confiant la gestion de votre encours client à des experts externes est une option viable. Des agences de recouvrement peuvent agir comme médiateurs entre vous et vos clients en défaut de paiement, prenant en charge les relances nécessaires.

Faire appel à des factors est une autre possibilité. Avec l'affacturage pour les PME, ces entités financières acquièrent vos factures impayées, vous fournissant en contrepartie une avance de trésorerie, le paiement étant ensuite réalisé par le client directement à l'affactureur.

Les assurances-crédit proposées par les compagnies comme Allianz-trade, Coface et Atradius constituent également une solution, protégeant votre entreprise contre les défaillances de paiement en vous assurant un remboursement partiel ou total des sommes dues.

Adopter des solutions logicielles

Bien que ces services soient avantageux, ils engendrent des coûts qui peuvent s'avérer significatifs. C'est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de gérer elles-mêmes leur encours client, s'appuyant pour cela sur des logiciels spécialisés. Ces outils offrent plusieurs bénéfices majeurs, en automatisant :

  • Le suivi des factures pour une actualisation continue de l'état des paiements.
  • Les démarches de relance pour les factures non réglées.
  • L'évaluation du risque client.

Des solutions logicielles conçues pour les TPE et PME facilitent la gestion complète de l'encours client, incluant le suivi, la relance, et le paiement des factures. Ces plateformes assurent une transparence totale sur vos flux de trésorerie et les retards de paiement, en plus d'automatiser les processus de relance grâce à divers scénarios adaptés à chaque type de client. Elles permettent également d'accéder à des fonctionnalités avancées telles que l'évaluation du risque de non-paiement ou la gestion prévisionnelle de vos encaissements, basée sur vos objectifs de liquidités.

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Encours client et les autres termes du lexique pour la lettre E

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