Les étapes de l'affacturage

Vous êtes sur le point de souscrire à un contrat d'affacturage et vous souhaitez en savoir plus sur les étapes de son fonctionnement ? Bien évidemment, un conseiller d'Altassura pourra vous expliquer ces différentes étapes, mais vous trouverez ci-dessous de précieux renseignements sur le factoring. L'affacturage est une technique financière utilisée par les entreprises pour améliorer leur flux de trésorerie en convertissant rapidement leurs créances clients en liquidités. Voici les trois principales étapes du processus d'affacturage :

Au préalable

Sélection du factor (affactureur) : le fournisseur choisit une société de factoring avec laquelle elle souhaite collaborer. Le factor achètera les créances de l'entreprise et gérera le recouvrement des paiements auprès des clients. Le choix d'un factor est une décision cruciale nécessitant une analyse approfondie de plusieurs critères. Tout d'abord, la spécialisation de l'affactureur dans votre secteur d'activité est primordiale pour une compréhension accrue des risques spécifiques. La réputation et la fiabilité, mesurées par des retours positifs d'autres entreprises, sont également des indicateurs essentiels. La transparence des coûts, la flexibilité des services, la rapidité de traitement, la couverture géographique, et la disponibilité de services complémentaires tels que la gestion du recouvrement, sont des facteurs déterminants. Examiner attentivement les termes du contrat et les engagements mutuels assure une relation à long terme solide. Enfin, la taille et l'envergure du factor, ainsi que sa capacité à ajuster ses services à l'évolution de vos besoins, sont des éléments clés dans le processus de sélection.
Convention d'affacturage: une fois le factor choisi, l'entreprise et le factor concluent un contrat d'affacturage. Ce contrat définit les modalités de l'accord, y compris les frais, les taux d'escompte, les limites de crédit et les responsabilités respectives.

Le contrôle d'éligibilité des factures avant leur financement

La signature du contrat ne signifie pas que toutes les factures seront automatiquement financées. Avant chaque avance, le factor vérifie que la créance respecte les conditions prévues dans la convention d'affacturage. Cette phase de contrôle protège la société d'affacturage, mais aussi l'entreprise cédante, car elle permet d'identifier rapidement les erreurs de facturation, les litiges et les risques de non-paiement.

Une créance professionnelle, certaine et justifiée

La facture doit généralement correspondre à une vente réalisée entre professionnels. La marchandise doit avoir été livrée ou la prestation exécutée conformément à la commande. Le montant, le débiteur et la date d'échéance doivent être clairement identifiables.

Pour démontrer la réalité de l'opération, le factor peut demander :

Le bon de commande ou le devis accepté par le client.
Le contrat commercial ou le marché correspondant.
Le bon de livraison signé ou la preuve de réception.
Le procès-verbal de recette, la feuille de temps ou l'attestation de service fait.
La facture définitive comportant les mentions obligatoires et la bonne échéance.

L'analyse de la solvabilité du client débiteur

Le factor étudie également la capacité du client à régler ses engagements. Il fixe une limite de financement ou de garantie pour chaque débiteur. Cette autorisation dépend notamment de sa situation financière, de ses habitudes de paiement et du montant total des créances détenues sur lui.

Lorsqu'une entreprise réalise une part importante de son chiffre d'affaires avec un seul donneur d'ordre, elle doit vérifier que la limite accordée couvre suffisamment son encours. Une facture peut être parfaitement valable tout en restant partiellement non financée si le plafond disponible sur le client est déjà atteint.

Les principales causes de refus ou de mise en attente

Une facture peut être refusée, différée ou financée seulement après la transmission de pièces complémentaires lorsqu'elle présente l'une des situations suivantes :

La prestation n'est pas terminée ou la marchandise n'a pas encore été livrée.
Le client conteste le prix, la qualité, la quantité ou le respect du contrat.
Les justificatifs commerciaux sont incomplets ou incohérents.
La facture est ancienne, déjà largement échue ou engagée dans une procédure de recouvrement.
La limite accordée au débiteur est insuffisante ou entièrement utilisée.
La créance comporte une retenue, un avoir prévisible, une compensation ou une interdiction de cession.

La qualité du dossier transmis conditionne donc directement la rapidité de l'avance. Un processus de facturation rigoureux, associé à des preuves de livraison ou d'exécution facilement accessibles, réduit les demandes complémentaires et accélère la mise à disposition des fonds.

Première étape de l'affacturage : le financement

Dans un premier temps, vous allez devoir céder vos factures à la société d'affacturage. Ainsi, le factor aura toutes les cartes en main pour pouvoir réaliser une avance de trésorerie. Cette dernière doit correspondre en moyenne à 75 à 80% TTC du montant des factures. Bien évidemment, ce pourcentage prend en compte la déduction de la commission de financement.

Donc vous transmettez votre facture via l'interface de gestion. Cette dernière est télé-transmise à la société de factoring qui en échange vous avance rapidement une partie du montant total de ces factures (24 à 48h ). Cette avance immédiate vous offre une source de liquidités rapide, essentielle pour faire face aux besoins opérationnels urgents ou pour saisir des opportunités commerciales.

Une fois que vos clients règlent leurs factures, la société de factoring récupère les montants avancés, déduisant les frais convenus au préalable et vous rétrocède le solde. Ainsi, l'affacturage vous permet d'améliorer votre trésorerie de manière pratique et efficace, en transformant vos créances clients en argent liquide rapidement disponible. Ce montant varie en fonction de la qualité des créances et des modalités de l'accord.

Seconde étape de l'affacturage : la gestion intégrale des créances cédées

Lorsque vous faites appel à l'affacturage, il vous est possible d'externaliser la gestion de votre poste clients. Le factor sera alors en charge :

Des relances avant et après échéance jusqu'au pré-contentieux ou contentieux.
De l'imputation des règlements.
De l'affectation et imputation des avoirs.
De la gestion des tableaux de bord des comptes clients.

Le rôle essentiel du factor va au-delà de la simple avance de fonds, englobant également la gestion complète du processus de recouvrement des paiements auprès de vos clients. Cette prestation inclut une gestion proactive des relances, le suivi méticuleux des échéances de paiement, et, le cas échéant, la négociation habile en cas de litiges potentiels. En déléguant ces tâches administratives et souvent chronophages à la société de factoring, votre entreprise bénéficie d'un allègement significatif de la charge de travail liée à la gestion du recouvrement. Cette externalisation permet non seulement de libérer du temps et des ressources internes, mais elle garantit également une expertise spécialisée dans la gestion des relations financières avec les clients. Ainsi, le factor agit en tant que partenaire stratégique, offrant une solution complète qui va au-delà du financement, contribuant à renforcer la stabilité financière et opérationnelle de votre entreprise.

Troisième étape : l'assurance crédit pour se garantir à 100% de la défaillance de ses clients

Si vous souscrivez à une offre d'affacturage, le factor vous proposera de vous prémunir contre les risques de défaillance de vos clients. Vous pourrez ainsi bénéficier d'une garantie à 80, 90 ou même 100% du risque d'insolvabilité.

L'assurance crédit en affacturage joue donc un rôle crucial en couvrant les risques liés à l'insolvabilité des clients. Deux termes clés dans ce contexte sont l'insolvabilité présumée et déclarée.

L'insolvabilité présumée intervient lorsqu'il est raisonnable de croire que le client ne sera pas en mesure de respecter ses engagements financiers à l'échéance. Cette situation peut déclencher une indemnisation de la part de l'assurance crédit, protégeant ainsi l'entreprise cédante des pertes financières potentielles. ( en affacturage la couverture ne comprend que l'insolvabilité déclarée ) En revanche, l'insolvabilité déclarée survient lorsque le client est officiellement déclaré en faillite (RJ- LJ). À ce stade, l'assurance crédit intervient en couvrant les pertes subies par l'entreprise cédante. Ces deux aspects de l'assurance crédit en affacturage offrent une sécurité essentielle, permettant aux entreprises de gérer plus sereinement les risques associés aux transactions commerciales.

En affacturage pour trouver l'insolvabilité présumée, il faudra que l'entreprise, pour chacun de ses clients, demande à la partie assurance-credit et au cas par cas, un montant de garantie qui correspond à l'encours maximum porté sur un client en particulier.

Généralement, le factor aura pris soin de demander à l'assureur crédit un Avenant de cession de bénéfices à son profit ratifié par les 3 parties : l'affacturé, le factor et l'assureur-crédit.

Les différents risques du factor sur l'affacturage sont : le risque acheteur dû à la défaillance du débiteur et le le risque vendeur dû à la survalorisation des créances cédées, mais aussi l'anticipation de facture, la facture "non causée" et l'escroquerie.

Une fois que les clients paient leurs factures, le factor déduit les frais et les avances antérieures, puis verse à l'entreprise le solde restant. Les frais comprennent généralement des frais d'escompte et des frais de service.Transparence vis-à-vis des clients.

En fonction de l'accord d'affacturage, les clients de l'entreprise peuvent être informés de la cession de créances au factor. L'affactureur peut communiquer directement avec les clients pour les informer des nouvelles modalités de paiement.

Le factor fournit à l'entreprise des rapports réguliers sur l'état des créances, les paiements reçus et les éventuels problèmes de recouvrement.

Le suivi d'une facture après le versement de l'avance

Le financement ne constitue pas la dernière étape de l'opération. Après le versement des fonds, le factor suit la créance jusqu'à son règlement définitif. L'entreprise doit continuer à lui transmettre les informations susceptibles de modifier le montant dû ou la probabilité d'encaissement.

Le règlement du client et l'affectation de l'encaissement

Dans un contrat notifié, le client règle généralement la facture sur le compte indiqué par la société d'affacturage. Le factor rapproche le paiement de la créance correspondante, récupère l'avance consentie et calcule le solde restant à reverser à l'entreprise.

Le décompte définitif peut tenir compte :

Du montant déjà financé.
De la commission de financement calculée sur la durée réelle de l'avance.
Des commissions de service prévues dans le contrat.
Des retenues, avoirs ou sommes portées au débit du compte d'affacturage.
De la partie disponible du fonds de garantie ou du compte de réserve.

Le cas du paiement reçu directement par l'entreprise

Il arrive qu'un client règle par erreur l'ancien compte bancaire de son fournisseur alors que la facture a été cédée. L'entreprise doit alors informer immédiatement le factor, identifier la facture concernée et reverser le montant selon les instructions reçues.

Ce règlement ne doit pas être utilisé comme une trésorerie supplémentaire, puisque la créance a déjà donné lieu à une avance. Une procédure interne de rapprochement bancaire permet d'identifier rapidement ces paiements directs et d'éviter une double comptabilisation.

Les avoirs, déductions et litiges commerciaux

Tout événement réduisant le montant de la créance doit être communiqué au factor : retour de marchandises, remise commerciale, pénalité, avoir, compensation ou contestation du client. La société d'affacturage peut alors réduire le financement disponible ou débiter la somme correspondante du compte de l'entreprise.

La garantie contre les impayés couvre généralement l'insolvabilité du débiteur dans les limites du contrat, mais elle ne protège pas l'entreprise contre un litige lié à l'exécution de la vente ou de la prestation. La conservation des bons de commande, preuves de livraison, validations et échanges commerciaux reste donc essentielle jusqu'au paiement complet.

Le pilotage du contrat grâce aux tableaux de bord

L'entreprise doit suivre régulièrement les informations fournies par le factor afin de mesurer l'efficacité du dispositif. Les indicateurs les plus utiles sont :

Le montant des factures cédées et effectivement financées.
Le délai moyen entre la remise d'une facture et le versement de l'avance.
Les limites disponibles sur chaque client.
Les factures échues, litigieuses ou non financées.
Le coût total rapporté au chiffre d'affaires confié.
Le montant du fonds de garantie et la trésorerie réellement disponible.

Ce suivi permet d'adapter le périmètre des créances cédées, d'anticiper les dépassements de limites et de préparer une éventuelle renégociation des conditions du contrat.

Les étapes de l'affacturage en résumé

Pour conclure le sujet, il est important de noter que les détails spécifiques du processus d'affacturage peuvent varier en fonction de l'accord entre l'entreprise et le factor.

Certains factors offrent des services complets de gestion de crédit, de recouvrement et d'assurance-crédit, tandis que d'autres se concentrent principalement sur l'aspect financier en fournissant des avances sur les créances.

FAQ sur les étapes de l'affacturage

Ces réponses complètent le déroulement général en abordant les situations pratiques qui peuvent intervenir avant la première remise, pendant le financement ou lors de la fin du contrat.

1. Combien de temps faut-il pour mettre en place un contrat d'affacturage ?

Le délai dépend de la complexité du dossier, du nombre de clients à analyser et de la rapidité avec laquelle l'entreprise transmet les documents demandés. Une formule ponctuelle peut être mise en place plus rapidement qu'un contrat global comportant de nombreux débiteurs ou des créances internationales. Les premiers agréments clients et le paramétrage des remises doivent également être finalisés avant le premier financement.

2. Une entreprise sans bilan peut-elle bénéficier de l'affacturage ?

Oui, une société récente peut être étudiée même si elle ne dispose pas encore de plusieurs exercices comptables. Le factor analyse alors les premières commandes, les contrats signés, l'expérience des dirigeants, la qualité des clients facturés et les justificatifs prouvant la réalisation des ventes ou des prestations.

3. Une facture déjà échue peut-elle encore être financée ?

C'est parfois possible, mais l'étude sera plus prudente. Le factor cherchera à comprendre pourquoi la facture n'a pas été réglée, si des relances ont déjà été réalisées et s'il existe un litige. Plus le retard est ancien, plus la créance se rapproche d'un dossier de recouvrement plutôt que d'un financement courant.

4. Peut-on céder seulement une facture ou un seul client ?

Certaines offres permettent de sélectionner une facture, plusieurs créances ou un client déterminé. D'autres contrats appliquent une clause de globalité et imposent la remise de toutes les factures comprises dans le périmètre convenu. Ce point doit être vérifié avant la signature.

5. Que faire si le client paie directement l'entreprise après la cession ?

L'entreprise doit identifier la facture, prévenir immédiatement le factor et conserver la preuve du règlement. Les fonds doivent ensuite être reversés selon les instructions de la société d'affacturage. Le paiement ne doit pas être traité comme une nouvelle recette disponible, puisque la facture a déjà été financée.

6. Comment un avoir est-il traité après le financement d'une facture ?

L'avoir réduit le montant réellement dû par le client. Il doit être communiqué sans délai au factor, qui peut diminuer le financement disponible, compenser la somme avec d'autres créances ou débiter le compte de l'entreprise.

7. Peut-on changer de factor en cours d'activité ?

Oui, mais la transition doit respecter la durée d'engagement, le préavis et les conditions de résiliation du contrat existant. Il faut également organiser l'apurement des créances en cours, la restitution des retenues et la modification des instructions de paiement adressées aux clients.

8. Que devient le fonds de garantie à la fin du contrat ?

Le fonds de garantie ou compte de réserve n'est pas automatiquement perdu. Après la fin du contrat, le factor établit un arrêté de compte et conserve les sommes nécessaires jusqu'au règlement des créances, litiges, avoirs et frais restant à traiter. Le solde disponible est ensuite restitué selon les modalités prévues.

9. Comment se déroulent les étapes pour une facture export ?

Le processus reste similaire, mais le factor analyse aussi le pays du débiteur, la devise, le droit applicable, les délais de paiement et les possibilités de recouvrement local. Des documents de transport, preuves douanières ou contrats internationaux peuvent être demandés.

10. Quels indicateurs permettent de vérifier que l'affacturage fonctionne correctement ?

Il est utile de suivre le délai de mise à disposition des fonds, le pourcentage de factures financées, les limites disponibles par client, le nombre de créances refusées, le délai moyen de paiement, les litiges, les paiements directs, le coût total et la trésorerie nette réellement obtenue.