Fonctionnement de l'affacturage

L'affacturage est un outil financier qui permet aux entreprises de gérer leur poste clients de manière plus efficace dans le but de développer leur entreprise.

Comment fonctionne l'affacturage ?

L'affacturage, est également appelé factoring, c'est un mécanisme financier où une entreprise cède ses créances clients à une société d'affacturage. En échange d'une commission, cette dernière avance une partie du montant des factures à l'entreprise, améliorant ainsi sa trésorerie immédiate.

La société d'affacturage gère le recouvrement des créances et assume le risque d'impayés. Ce processus allège la charge administrative et financière de l'entreprise cliente, lui permettant de se concentrer sur ses activités essentielles.

On peut dire que l'affacturage est particulièrement utile pour les petites entreprises ou celles en croissance qui souhaitent sécuriser leur flux de trésorerie tout en externalisant la gestion des comptes clients. Cependant le factoring n'est pas toujours évident de comprendre comment ses mécanismes fonctionnent ni ses avantages et ses inconvénients. Découvrez avec cette fiche les points essentiels du fonctionnement de l'affacturage.

Qu'est ce que l'affacturage ?

L'affacturage est une solution de financement où une entreprise financière "le factor" offre à une société la garantie du paiement de ses factures et accepte de les prendre en charge contre le risque de recouvrement. Par ailleurs, il propose un service de gestion des comptes clients et finance les factures en contrepartie du paiement d'une commission. L'affacturage est une technique pour financer à court terme les entreprises qui produisent des factures pour des prestations de services ou de la vente de biens à d'autres sociétés.

Comment ça marche ?

Réalisé sur mesure, l'affacturage est une solution de financement basée sur le transfert des factures d'une entreprise vers une société d'affacturage également nommé le factor.

Le factoring fonctionne en 6 étapes :

• Transmission des informations des clients : le fournisseur transmet la liste de ses clients au factor.
• Vérification et approbation : le factor vérifie la solvabilité de chaque client et donne une approbation en fonction de leur notation.
• Reprise des factures : la société d'affacturage reprend les factures émises pour chaque client.
• Gestion des comptes clients : il effectue la gestion des comptes clients : relance des factures, mise en recouvrement et encaissement des paiements.
• Support des pertes éventuelles : en fonction de la solvabilité des clients, le factor doit supporter les impayés sur certaines factures.
• Finalisation du processus : une fois que le client paie la facture, le factor donne l'argent au fournisseur tout en gardant une commission pour les services qu'il offre à l'entreprise. (voir : la fiche pratique - Affacturage : Combien ça coûte ?)

Le factoring présente plusieurs avantages pour les entreprises, notamment en termes d'amélioration de la trésorerie et de réduction du risque de crédit. En externalisant la gestion des comptes clients, l'entreprise peut se concentrer davantage sur son cœur de métier, tout en bénéficiant d'une source de financement flexible qui s'adapte à sa croissance et à ses besoins.

De plus, en cas de non-paiement par un client, c'est le factor qui assume le risque financier, ce qui offre une sécurité supplémentaire à l'entreprise. En somme, l'affacturage est particulièrement pertinent dans les périodes de tensions économiques ou de croissance rapide, où les besoins en liquidités sont accrus.

Quelles factures peuvent être financées par l'affacturage ?

L'affacturage concerne principalement les créances commerciales détenues sur des clients professionnels. Pour être financée, une facture doit correspondre à une vente de marchandises ou à une prestation réellement effectuée. Le factor vérifie la réalité de l'opération, la qualité du débiteur et la capacité de l'entreprise à justifier sa créance.

L'acceptation ne dépend donc pas uniquement de la situation financière du fournisseur. Une jeune entreprise ou une société en croissance peut parfois obtenir une ligne de financement lorsqu'elle facture des clients solides et que ses documents commerciaux sont complets.

Les principales conditions d'éligibilité

Une facture présente généralement de bonnes conditions de financement lorsqu'elle :

• est émise dans le cadre d'une relation entre professionnels ;
• correspond à une marchandise livrée ou à une prestation terminée ;
• comporte un montant, une date d'émission et une échéance clairement identifiables ;
• est adressée à un client dont la solvabilité est jugée suffisante par le factor ;
• ne fait l'objet d'aucune contestation, retenue ou demande d'avoir ;
• peut être justifiée par un bon de commande, un contrat, un bon de livraison ou une preuve de réalisation.

Les créances qui nécessitent une étude particulière

Certaines factures peuvent être financées, mais demandent une analyse plus approfondie. C'est notamment le cas des situations de travaux dans le BTP, des marchés publics, des prestations exécutées par étapes, des contrats d'abonnement, des factures export ou des opérations comportant de la sous-traitance.

Le factor peut alors demander des pièces complémentaires : situation de travaux validée, procès-verbal de réception, décompte général, attestation de service fait, contrat d'abonnement, relevé d'heures ou preuve de livraison internationale.

Quelles factures sont généralement refusées ?

Une créance est plus difficilement finançable lorsqu'elle présente un risque juridique, commercial ou documentaire trop important. Les principales causes de refus sont :

• une facture adressée à un particulier ;
• une prestation non terminée ou un acompte portant sur un service futur ;
• un litige sur le prix, la qualité, la quantité livrée ou le respect du contrat ;
• une créance ancienne, largement échue ou déjà engagée dans une procédure de recouvrement ;
• un débiteur présentant un risque d'insolvabilité trop élevé ;
• l'absence de justificatifs permettant de prouver la réalité de la transaction.

Avant de transmettre une facture, l'entreprise doit donc vérifier que la créance est certaine, clairement documentée et non contestée. Un dossier complet accélère l'étude et limite les demandes d'informations complémentaires.

Le Factor

Les factors, du fait de leur connaissance pointue sur sujet, peuvent aussi proposer des contrats d'affacturage avec conditions particulières adaptées à chaque entreprise. Ces solutions sont généralement modulables et ils peuvent intervenir sur les postes clients partiellement ou complètement : ils financent les factures, gèrent les comptes clients, procèdent au recouvrement des créances, et garantissent les factures impayés.

En plus de ces services, les factors peuvent offrir des solutions personnalisées en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Par exemple, ils peuvent proposer des options de financement flexibles pour les entreprises qui connaissent des variations saisonnières importantes dans leurs activités ou qui travaillent avec des clients internationaux.

L'expertise des factors ne se limite pas seulement à la gestion financière. Ils peuvent également fournir des analyses précises de marché, aider à l'évaluation des risques associés aux clients nouveaux ou existants, et offrir des conseils stratégiques pour l'optimisation des processus de facturation et de recouvrement. Cela peut être particulièrement bénéfique pour les petites et moyennes entreprises qui ne disposent pas des ressources nécessaires pour mener de telles analyses en interne.

Les factors jouent donc un rôle crucial non seulement en tant que fournisseurs de liquidités, mais aussi en tant que partenaires stratégiques pour le développement et la pérennité des entreprises. Ils contribuent à réduire les charges administratives liées à la gestion des comptes clients, permettant ainsi aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et de poursuivre leur croissance.

Comment mettre en place un contrat d'affacturage ?

La mise en place d'une solution d'affacturage commence par l'analyse de l'entreprise, de son organisation commerciale et de son portefeuille clients. Le factor cherche à déterminer le montant du besoin de trésorerie, la qualité des débiteurs, le volume de factures à financer et les services à intégrer au contrat.

1. Définir le besoin de financement

L'entreprise doit d'abord préciser la raison pour laquelle elle souhaite utiliser l'affacturage : financer sa croissance, réduire son besoin en fonds de roulement, compenser des délais de paiement longs, sécuriser ses ventes ou externaliser la relance de ses clients.

Cette première étape permet de choisir entre un contrat classique portant sur un ensemble de créances, une formule confidentielle, une solution ponctuelle ou un dispositif adapté à un secteur particulier.

2. Préparer les documents demandés par le factor

Pour étudier le dossier, la société d'affacturage peut demander plusieurs informations administratives, financières et commerciales :

• un extrait Kbis ou un justificatif d'immatriculation récent ;
• les derniers bilans et comptes de résultat disponibles ;
• une balance générale et une balance âgée des comptes clients ;
• la liste des principaux débiteurs avec leurs encours et leurs délais de règlement ;
• des exemples de factures, bons de commande, contrats et preuves de livraison ;
• un relevé d'identité bancaire et les coordonnées des responsables du dossier.

3. Analyse des clients et définition des limites de garantie

Le factor étudie la solvabilité des acheteurs et fixe, pour chacun d'eux, un montant maximal de factures pouvant être financé ou garanti. Cette autorisation constitue une limite de financement ou d'agrément.

Si l'entreprise concentre une part importante de son chiffre d'affaires sur un seul donneur d'ordre, l'analyse sera plus approfondie. Le financeur vérifiera notamment l'historique des règlements, la qualité des justificatifs et l'absence de dépendance commerciale excessive.

4. Présentation de l'offre d'affacturage

Après l'étude, le factor remet une proposition précisant :

• le pourcentage des factures pouvant être avancé ;
• la commission d'affacturage et le coût du financement ;
• le montant du fonds de garantie ou des retenues éventuelles ;
• les services de gestion, de relance, de recouvrement et d'assurance contre les impayés ;
• la durée du contrat, le préavis et les éventuels minimums de commissions ;
• les conditions applicables en cas de litige, d'avoir ou de retard de paiement.

5. Signature, cession et financement des premières factures

Après la signature, l'entreprise transmet les factures éligibles au factor. Dans un contrat notifié, une mention de subrogation indique au client que le règlement doit être versé directement à la société d'affacturage. Dans une formule confidentielle, le débiteur peut ne pas être informé, sous réserve des modalités prévues au contrat.

Une fois les factures contrôlées et acceptées, le factor verse l'avance prévue. L'entreprise peut ensuite suivre les financements, les encaissements et les montants disponibles depuis son espace de gestion.

Les points à comparer avant de signer

Le choix d'un factor ne doit pas reposer uniquement sur le taux annoncé. Il est utile de comparer le coût total, la souplesse du contrat, les délais de financement, la qualité du suivi, les secteurs acceptés et les conditions de garantie.

Une offre légèrement plus chère peut être plus avantageuse si elle finance davantage de débiteurs, accepte les particularités de facturation de l'entreprise ou réduit réellement le temps consacré aux relances et au recouvrement.

Les différents types de contrats

Afin de réponse aux besoin de chaque entreprise, il existe différents type de contrat d'affacturage :

Affacturage géré

Dans ce cas, le factor gère les postes clients, à savoir :

• il effectue la relance du paiement des factures par écrit et par téléphone.
• il encaisse les règlements des factures.

Contrat d'affacturage non géré

Ici, l'entreprise souhaite garder la gestion du poste client, il reçoit alors du factor l'accord pour effectuer lui-même le recouvrement des factures reprises par la société de factoring.

Contrat de factoring notifié

Dans la configuration d'un contrat d'affacturage notifié, il est ajouté sur les factures une mention de subrogation au profit de la société de factoring. (Ce terme signifie que les créances sont transmises au Factor et que le paiement des factures doit lui être directement réglé).

Factoring non notifié

Soit le contrat d'affacturage n'est pas notifié, les factures ne portent aucune mention, et les règlements continuent naturellement à être adressés à l'adhérent.

Affacturage avec recours

Dans un contrat avec recours, le factor peut demander à l'entreprise de rembourser l'avance lorsque le client ne règle pas la facture et que l'impayé n'est pas couvert par une garantie. Le risque final de non-paiement reste donc, en tout ou partie, supporté par l'entreprise cédante.

Affacturage sans recours

Dans un contrat sans recours, le factor prend en charge le risque d'insolvabilité du débiteur dans les limites, les délais et les conditions prévus par la garantie. L'entreprise reste toutefois responsable des litiges commerciaux, des avoirs, des fausses factures ou des créances qui ne respectent pas les conditions du contrat.

FAQ sur le fonctionnement de l'affacturage

Retrouvez les réponses aux questions les plus fréquentes sur le financement des factures, la mise en place du contrat, la gestion des créances et la couverture des impayés.