L'affacturage s'adresse aux entreprises opérant en BtoB, quelle que soit leur taille a priori (TPE/PME, ETI, grands comptes…), bien que les sociétés d'affacturage exigent généralement des montants et des volumes minimum. Cela s'avère particulièrement bénéfique dans des secteurs d'activité diversifiés, qu'ils pratiquent l'exportation ou non.
Cette solution financière est particulièrement adaptée lorsque les délais de paiement entre professionnels sont prolongés (plafonnés à 60 jours) ou lorsqu'une entreprise préfère externaliser la gestion de son poste client.
Il est à noter que certaines formules d'affacturage conviennent parfaitement aux centrales d'achats de grandes chaînes, tandis que d'autres sont plus adaptées aux structures de plus petite envergure ayant une clientèle tant nationale qu'internationale.
Par ailleurs, des formes spécifiques d'affacturage peuvent être envisagées par des startups, auto-entrepreneurs, artisans, commerçants, ou professions libérales, sous réserve de certaines conditions.
Vous souhaitez souscrire à un contrat d'affacturage, mais vous ne connaissez pas tous les critères d'accès au factoring ainsi que les documents à fournir pour la constitution de votre dossier ? Grâce à cet article, découvrez les informations clé à la création de votre dossier.
Les critères d'accès généraux
Même si chaque cas est particulier et que les demandes peuvent être assouplies selon les dossiers, voici les principaux critères retenus pour l'affacturage :
- L'entreprise à l'origine de la demande vend à une autre société.
- Les délais de paiement sont dits “normaux” (de 30 à 120 jours).
- La société commercialise des biens et des services courants.
- L'établissement a une structure financière saine et atteint un certain chiffre d'affaires minimum.
- La structure bénéficie d'une bonne répartition de la clientèle.
- Enfin l'entreprise ne peut avoir recours à l'affacturage que pour ses créances facturables.
Les documents à prévoir pour souscrire à un contrat d'affacturage
Les critères d'accès à l'affacturage peuvent varier d'un prestataire à l'autre, mais voici généralement les critères principaux pris en compte lors de l'évaluation d'une entreprise pour le factoring ,si vous souhaitez constituer un dossier pour un contrat d'affacturage, voici les documents à prévoir :
- Une description de votre entreprise.
- La copie des statuts de la société et de la structure du groupe si l'entreprise fait partie d'un groupe plus complexe.
- Les 3 derniers bilans audités du demandeur et le cas échéant la dernière balance disponible. Pour une société en création, la présentation du business plan.
- Les justificatifs récents des situations TVA, impôts et sécurité sociale.
- Le carnet de commandes (le cas échéant).
- La liste des clients et leur part relative dans le chiffre d'affaires.
- Le montant moyen de facturation.
- La liste des fournisseurs.
- Qualité des créances clients : les factures doivent concerner des transactions commerciales valides et vérifiables, avec des débiteurs solvables.
- Chiffre d'affaires minimum : certains prestataires peuvent exiger un certain niveau de CA annuel pour être éligible à l'affacturage.
- Nature de l'activité : certaines industries peuvent être plus ou moins acceptées en fonction des risques perçus par le factor.
- Historique de paiement : un bon historique de règlement de la part des clients est généralement favorable, car il réduit le risque d'impayés.
- Taille des factures : certains prestataires peuvent avoir des seuils minimums pour le montant des créances à céder.
- Solvabilité de l'entreprise cliente : les prestataires vérifient souvent la santé financière de la société cliente pour s'assurer de sa capacité à rembourser les avances éventuelles.
- Volume de transactions : un volume de ventes suffisant peut être nécessaire pour que l'affacturage soit viable économiquement.
- Durée d'existence de l'entreprise : certaines entreprises d'affacturage peuvent préférer travailler avec des entreprises établies depuis un certain temps.
- Situation juridique : les entreprises doivent être en conformité avec les lois et réglementations locales et ne pas être impliquées dans des litiges importants.
- Processus de facturation : les affactureurs évaluent souvent la qualité et la cohérence du processus de facturation de l'entreprise cliente.
N'oublions pas que chaque prestataire peut avoir des critères spécifiques et peut adapter son évaluation en fonction de sa politique et de son analyse des risques. Avant de choisir un prestataire d'affacturage, il est recommandé de clarifier les critères d'accès et de s'assurer que l'entreprise répond aux exigences nécessaires.
Selon les factors, d'autres documents pourront vous être demandés notamment !
- le tableau de la trésorerie.
- l'historique des dirigeants.
- Le budget prévisionnel démontrant le besoin en fonds de roulement futur.
- La présentation et analyse de la qualité des clients.
- La liste des factures.
Les garanties possibles pour l'affacturage
Dans le principe, le factor, lors de la signature du contrat, devient propriétaire de la créance par subrogation conventionnelle.
- La société d'affacturage dispose donc des droits rattachés à cette créance et obtient de ce fait une garantie couvrant l'avance qu'elle à fait à l'entreprise.
- Le risque crédit repose sur les clients de l'entreprise, qui sont les acheteurs finaux, d'où l'obligation pour le factor de veiller à la qualité des débiteurs des factures et à leur bonne répartition.
- Des contre-garanties supplémentaires peuvent être demandées par la société d'affacturage selon la taille, le profil de l'entreprise, son chiffre d'affaires et sa structure financière globale, l'ampleur des financements, ainsi que la qualité des clients.
Les garanties les plus courantes pour garantir l'affacturage sont :
- L'assurance-crédit.
- Le cautionnement de la maison-mère ou des associés et actionnaires.
- Diverses garanties morales.
Comme nous venons de le voir, l'affacturage offre un moyen précieux aux entreprises de renforcer leur trésorerie en cédant leurs créances clients à des sociétés spécialisées.
Conclure sur les critères d'affacturage
De manière étonnante, l'obtention d'un financement via l'affacturage repose sur seulement deux critères simples : la présence d'une facture échéant à une date déterminée et au moins un client disposant d'un numéro SIREN actif.
Bien entendu, le factor, fournisseur de ce type de financement, procédera à une analyse financière de l'entreprise, examinant le bilan, le compte de résultat, et les divers éléments présents dans la liasse fiscale. Cependant, il est important de souligner que cette analyse financière, bien que significative, n'est pas le critère déterminant.
Même une entreprise faisant face à des difficultés de trésorerie et/ou d'activité n'est pas automatiquement exclue de ce processus. Dans de tels cas, les conditions de financement peuvent être plus exigeantes, mais l'obtention de celui-ci reste une possibilité tangible.
Cependant, rappelons-nous que les critères d'accès à l'affacturage varieront selon les prestataires. Chaque affactureur établit ses propres exigences, adaptées à sa politique et à son évaluation des risques. Il est donc impératif pour les entreprises envisageant le factoring de comprendre ces critères spécifiques.
Dernier conseil avant de s'engager avec un prestataire, une démarche avisée consiste à éclaircir ces conditions d'admissibilité et à s'assurer que l'entreprise satisfait aux prérequis. Cette démarche préalable garantira une expérience d'affacturage harmonieuse et bénéfique pour toutes les parties impliquées.
FAQ sur les critères et les documents d'affacturage
La constitution du dossier soulève souvent des questions très concrètes. Ces réponses permettent de mieux anticiper l'étude du factor et d'éviter les blocages au moment de la mise en place du financement.
1. Combien de temps faut-il pour obtenir une réponse après l'envoi du dossier ?
Le délai dépend surtout de la qualité des informations transmises et du nombre de clients à étudier. Un dossier simple, avec une balance âgée claire et des factures bien documentées, peut recevoir un premier avis rapidement. L'analyse prend davantage de temps lorsque l'activité comporte plusieurs sociétés, des clients étrangers, des marchés publics ou des créances techniquement complexes.
2. Peut-on déposer un dossier d'affacturage même s'il manque encore certains documents ?
Oui, un premier échange peut souvent commencer avec les éléments essentiels : présentation de l'entreprise, chiffre d'affaires, balance clients, principaux débiteurs et exemples de factures. Le factor demandera ensuite les pièces manquantes avant de rendre sa décision définitive ou de débloquer le financement. Un dossier incomplet n'est donc pas forcément rejeté, mais il ralentit l'étude.
3. Que vérifie concrètement le factor sur une facture avant de la financer ?
Il contrôle que la créance correspond à une vente ou à une prestation réellement effectuée, que le montant et l'échéance sont cohérents et qu'aucun litige n'est connu. Il peut rapprocher la facture du bon de commande, du contrat, du bon de livraison, de la feuille de temps ou de l'attestation de service fait. L'objectif est de s'assurer que le client devra bien payer la somme annoncée.
4. Une forte dépendance envers un seul client empêche-t-elle l'accès à l'affacturage ?
Pas automatiquement. En revanche, le factor accordera une attention particulière à la solvabilité de ce donneur d'ordre et au montant maximal qu'il accepte de financer sur lui. Lorsque la limite accordée est inférieure à l'encours réel, une partie des factures peut rester non financée. L'entreprise doit donc vérifier que l'autorisation couvre son besoin de trésorerie.
5. Les factures déjà échues ou contestées peuvent-elles être intégrées au contrat ?
Les factures déjà échues sont étudiées avec davantage de prudence, surtout lorsque le retard est ancien ou inexpliqué. Une créance contestée est généralement exclue du financement tant que le désaccord commercial n'est pas réglé. Le factor cherche à financer des factures certaines, justifiées et normalement recouvrables, et non à reprendre un contentieux déjà installé.
6. Comment sont étudiés les clients étrangers dans un dossier d'affacturage ?
Le factor analyse la solvabilité de l'acheteur, son pays, la devise, les délais de paiement et les possibilités locales de recouvrement. Il peut demander des contrats, des documents de transport ou des preuves douanières. Tous les établissements ne couvrent pas les mêmes pays, ce qui rend indispensable la présentation précise du chiffre d'affaires export dès le début de l'étude.
7. Les factures adressées aux administrations et aux collectivités sont-elles éligibles ?
Elles peuvent l'être auprès des factors qui maîtrisent les créances publiques. Le dossier doit alors préciser le type d'acheteur public, la procédure de facturation utilisée et les justificatifs de service fait. La notification de la cession et l'identification du comptable chargé du paiement demandent également une attention particulière.
8. Un plan de règlement fiscal ou social bloque-t-il automatiquement la demande ?
Non, mais il doit être déclaré et documenté. Le factor cherchera à comprendre l'origine de la dette, le montant restant dû et le respect de l'échéancier. Une situation régularisée et suivie peut être étudiée, tandis qu'une dette non déclarée ou une procédure de saisie peut rendre le montage plus difficile et conduire à des garanties supplémentaires.
9. Les documents doivent-ils être mis à jour après la signature du contrat ?
Oui. Le factor ne se contente pas du dossier initial. Il peut demander périodiquement les nouveaux comptes annuels, une balance âgée récente, des justificatifs fiscaux et sociaux ou des informations sur les principaux clients. L'entreprise doit également signaler les changements importants : baisse d'activité, nouveau grand compte, litige majeur, restructuration ou modification de l'actionnariat.
10. La caution personnelle du dirigeant est-elle toujours exigée ?
Non. La première garantie du factor reste la qualité des créances cédées et la capacité des clients à les régler. Une caution personnelle, une garantie de maison-mère ou une retenue renforcée peut toutefois être demandée lorsque le dossier présente un risque vendeur plus élevé, une situation financière fragile ou des justificatifs insuffisants. Ces garanties doivent être négociées et précisément encadrées dans le contrat.
